開會

　什么情况下有必要开会，开会开得好是一种效率，开得不好就是浪费时间。因此首先应确定哪些情况下必须开会。
◆需要通过讨论来获得最佳的决策，需要开会。

◆需要听取多方面的意见，获得别人的支持需要开会。

◆需要听取不同的意见，达成共识，共同完成某项工作需要开会。

◆传递会议的内容复杂但是很重要，要求所有的人都要正确理解的需要开会。

◆身体语言和口头表达在传递信息中起着重要的作用，可以激励士气。

◆汇报项目的进度，协调多方的合作需要开会。
组织会议下面十点应该注意：

　　1． 目的。每次会议要有明确的，可以准确界定的期待目标。要清楚，会议是为了信息交流，解决问题，还是做出决定。
　　2． 组织准备。通过Checklist和时间表确保会议的组织工作，如技术问题，会议室，辅助工具，能万无一失。
　　3． 内容的准备。日程和大致的时间分配，所有相关信息和文件，并通告所有相关人员。
　　4． 时间。会议最长不宜超过90分钟，最好只有60分钟。如果议事内容太多，要安排休息。
　　5． 准时。要准时开始。等了一次，就总是要等。检查一下是否所有中断会议和影响会议的因素都排除掉了？
　　6． 纪律。与会者的自律和时间纪律。是否确定了掌握时间的人，以及最好的时段安排，并确定了结束会议的时间？
　　7． 视觉工具。视觉辅助工具的使用，如白板，投影仪，记录纸，图纸板等。讨论的内容应该让所有人都能看得到。
　　8． 会议管理。有权威的会议管理人。限制离题的讨论，检查事先通过的会议目的是否达到了。
　　9． 会后行动。与会者达成一致，并决定以什么样的后续行动保证会议结果的推行：谁在何时完成什么？
　　10． 纪要。手写的行动计划和会议纪要可以马上照下来或复印，让所有与会者拿到。

在制订会议计划时，要注意以下三个方面：
一、使每个人都有发言的机会, 在会议日程安排上盡量做到要给每位与会者一段正规发言的时间。
二、使每位与会者都负起责任让每位与会者调整自己的交流方式，以提高会议的成效。要使那些不喜欢发言的人意识到，如果他们不发言，就没有人知道他们的主意。
三、将插话和跑题降到最低限度要找到降低插话和多人同时发言的有效办法。